「退職の挨拶をメールで送るとき、どのように書けばいいの？」「上司や取引先へ失礼のない表現を使いたい」
退職時には、上司・同僚・取引先などにメールを送るのが一般的です。しかし、どのような内容にするのが適切なのか、悩む人も多いでしょう。
本記事では、退職時のメールの基本マナー、送るタイミング、相手別の例文を紹介します。
退職時のメールを送るタイミング
退職メールを送るタイミングは、最終出勤日または退職日の1週間前が適切です。
特に取引先への連絡は、引き継ぎの関係もあるため、早めに伝えるのがマナーです。
退職メールの基本構成
退職メールは、以下の構成で書くのが一般的です。
- 件名：簡潔に「退職のご挨拶」など
- 挨拶：感謝の気持ちを述べる
- 退職の報告：退職日を伝える
- お礼：お世話になったことへの感謝
- 今後の連絡先（必要な場合）
退職時のメール例文【相手別】
① 上司への退職メール
件名：【退職のご報告】
件名：【退職のご報告】
〇〇部長
お世話になっております。〇〇（氏名）です。
このたび、一身上の都合により、〇月〇日をもって退職することとなりました。
在職中は多くのことを学ばせていただき、大変感謝しております。特に〇〇のプロジェクトでは、貴重な経験を積むことができました。
今後ともご指導を賜りますようお願い申し上げます。
短い間ではありましたが、大変お世話になり、誠にありがとうございました。
敬具
② 取引先への退職メール
件名：【退職のご挨拶】〇〇株式会社 〇〇
件名：【退職のご挨拶】〇〇株式会社 〇〇
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
私事ではございますが、このたび〇月〇日をもちまして、〇〇株式会社を退職することとなりました。
在職中は、貴社には多大なるご支援をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
今後とも、弊社〇〇（後任者名）が引き継がせていただきますので、変わらぬご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
短い間ではございましたが、本当にありがとうございました。
敬具
③ 同僚への退職メール
件名：【ご挨拶】退職のご報告
件名：【ご挨拶】退職のご報告
〇〇部の皆様
お疲れ様です。〇〇（氏名）です。
突然のご報告となりますが、〇月〇日をもちまして、退職することとなりました。
皆さんと共に働けたことは、私にとって大変貴重な経験でした。
短い間でしたが、本当にお世話になりました。またどこかでお会いできることを楽しみにしております。
今後ともよろしくお願いいたします！
退職メールのポイントとマナー
① 送るタイミングに注意
上司や取引先には1週間前までに送るのがベスト。
② 件名は簡潔に
「退職のご報告」「退職のご挨拶」など、簡潔に伝わる件名にしましょう。
③ 会社や上司への批判は避ける
退職理由がネガティブな場合でも、感謝の言葉を入れることで円満な印象を与えます。
④ メールアドレスの使用に注意
退職後は会社のメールが使えなくなるため、個人用メールを記載するか、連絡先を伝えておくと良いでしょう。
まとめ
退職時のメールは、感謝の気持ちを込めて、シンプルかつ丁寧に伝えることが重要です。
- 上司には「お世話になりました」と感謝を伝える
- 取引先には「引き継ぎの担当者」を明記
- 同僚には「カジュアルな表現」もOK
本記事の例文を活用し、円満に退職できるように準備をしましょう！
